Einkauf-Dashboards & BI für transparente Beschaffung
Controlling Dashboards: datenbasierte Finanzsteuerung
Der Einkauf trägt maßgeblich dazu bei, wie wirtschaftlich und versorgungssicher Ihr Unternehmen ist. Mit einem BI-gestützten Einkaufs-Dashboard können Sie die täglichen großen Datenmengen aus ERP-Systemen, Warenwirtschaftslösungen oder Lieferantenportalen leicht überblicken und sinnvoll einsetzen.
Vor welchen Herausforderungen steht der Einkauf ohne integrierte Dashboards?
Ein sehr häufiges und zentrales Problem vieler Unternehmen liegt darin, dass ihre Einkaufsdaten in mehreren Systemen verteilt vorliegen:
- Bestellungen werden im ERP verwaltet
- Lieferanteninformationen in separaten Anwendungen gepflegt
- zusätzliche Auswertungen häufig über Excel erstellt
Somit ist eine einheitliche Sicht auf Beschaffungsprozesse, Kostenentwicklungen oder Lieferantenleistungen kaum möglich. Die Folge:
- zeitaufwendige Analysen
- widersprüchliche Kennzahlen
- eine eingeschränkte Entscheidungsgrundlage
Doch auch darüber hinaus ergeben sich weitere Herausforderungen, wenn der Einkauf ohne automatische Dashboards betrieben wird:
- Intransparente Preisentwicklungen: Einkaufspreise verändern sich kontinuierlich. Ohne zentrale Analysen lassen sich Preissteigerungen oder Einsparpotenziale häufig nur schwer erkennen.
- Schwer messbare Lieferantenperformance: Viele Unternehmen verfügen über keine konsolidierte Sicht auf Qualität, Termintreue und Zuverlässigkeit ihrer Lieferanten.
- Hoher manueller Aufwand für Auswertungen: Reports werden häufig manuell erstellt und Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt.
- Fehlende Risikofrüherkennung bei Lieferanten: Potenzielle Versorgungsrisiken oder Leistungsprobleme werden oft erst erkannt, wenn sie bereits Auswirkungen auf die Lieferkette haben.
- Unterschiedliche Datenstände zwischen Einkauf, Lager und Controlling: Werden mehrere Systeme parallel genutzt, entstehen unterschiedliche Kennzahlen und Interpretationen derselben Daten.
Wieso lohnt sich Business Intelligence für den Einkauf?
Mit modernen Business Intelligence Lösungen schaffen Sie sich schnell einen zentralen Überblick über alle Einkaufsdaten. Auf der neuen einheitlichen Analyseplattform lassen sich die Informationen vieler verschiedener Systeme automatisch bündeln, beispielsweise aus ERP-Systemen, Warenwirtschaft oder Lieferantenportalen.
Für Ihre operativen Beschaffungsprozesse entsteht somit eine solide Grundlage, mit der Einkaufsverantwortliche jederzeit Zugriff auf aktuelle Kennzahlen erhalten und Entwicklungen frühzeitig erkennen können.
Weitere wesentliche Vorteile mit einem BI-gestützten Einkaufs-Dashboard sind:
Automatisiertes Einkaufsreporting: Wiederkehrende Berichte werden automatisch erstellt und stehen jederzeit mit aktuellem Datenstand zur Verfügung.
Transparente Lieferantenbewertungen: Leistungskennzahlen verschiedener Lieferanten lassen sich zentral analysieren und vergleichen.
Frühzeitige Erkennung von Kostensteigerungen: Preisentwicklungen werden sichtbar, bevor sie sich nachhaltig auf die Beschaffungskosten auswirken.
Self-Service-Analysen für Einkauf und Management: Fachbereiche können Analysen eigenständig durchführen, ohne auf manuelle Reports angewiesen zu sein.
Wie werden strategische Beschaffungsentscheidungen durch Dashboards erleichtert?
Ein modernes Einkaufs-Dashboard unterstützt insbesondere das Lieferantenmanagement. Beschaffungsverantwortliche erhalten einen zentralen Überblick über Lieferantenleistungen, Einkaufsvolumen und Risiken. Dadurch lassen sich strategisch wichtige Lieferanten identifizieren, Abhängigkeiten erkennen und Maßnahmen gezielt steuern.
Statt auf einzelne Reports zurückzugreifen, stehen alle relevanten Informationen in einer konsistenten Analyseumgebung bereit. Ebenso wichtig für Ihr Datenmanagement sind hierbei:
- Preisüberwachung: Entwicklungen von Einkaufspreisen werden kontinuierlich analysiert und transparent dargestellt.
- Bedarfsplanung: Historische Beschaffungsdaten unterstützen die Prognose zukünftiger Bedarfe.
- Risikomanagement: Risiken innerhalb der Lieferkette werden frühzeitig erkannt und bewertet.
Was sind die zentralen Kennzahlen im automatischen Einkaufscontrolling?
Ein professionelles Einkaufs-Dashboard bündelt die wichtigsten Kennzahlen des Einkaufs in einer zentralen Analyseoberfläche. Dadurch lassen sich Entwicklungen frühzeitig erkennen, Beschaffungsprozesse bewerten und Maßnahmen gezielt ableiten. Die folgenden KPIs gehören zu den wichtigsten Steuerungsgrößen im modernen Einkaufscontrolling.
Wie funktioniert die Lieferantenanalysen mit BI?
Moderne Lieferantenanalysen basieren häufig auf einer ABC-Lieferantenanalyse, bei der Lieferanten nach unterschiedlichen Kriterien klassifiziert werden:
- Einkaufsvolumen
- strategischer Bedeutung
- Beschaffungsrelevanz
Ziel ist es, strategisch wichtige A-Lieferanten zu identifizieren und deren Leistung besonders eng zu überwachen. Durch die BI in modernen Einkaufs-Dashboards entstehen dabei transparente Entscheidungsgrundlagen für Lieferantenmanagement und Beschaffungsstrategie.
Wichtige Analyseformen sind:
- Lieferantenbewertung: Bewertung von Preis, Qualität und Termintreue zur objektiven Beurteilung der Lieferantenleistung.
- Risikoanalyse: Analyse von Abhängigkeiten, Single-Source-Risiken und potenziellen Lieferausfällen.
- Warengruppenanalyse: Transparente Auswertung von Einkaufsvolumen und Beschaffungskosten nach Kategorien.
Welche zusätzlichen Analysen ermöglicht ein Einkaufs-Dashboard?
Neben klassischen Kennzahlenanalysen ermöglichen moderne Einkaufs-Dashboards außerdem detaillierte Auswertungen von Preisentwicklungen über Zeit. Dadurch können Sie viele Entwicklungen im Voraus erkennen, beispielsweise Trends, saisonale Schwankungen oder strukturelle Veränderungen.
Gleichzeitig können unterschiedliche Dimensionen flexibel analysiert und miteinander kombiniert werden. Zu den wichtigsten Analysebausteinen gehören:
- Spend-Analysen: Transparente Auswertung sämtlicher Beschaffungsausgaben.
- Bestellvolumen nach Lieferanten: Analyse von Einkaufsvolumen und Abhängigkeiten auf Lieferantenebene.
- Drilldowns bis auf Bestell- oder Positionsebene: Ursachenanalysen bis auf einzelne Vorgänge und Transaktionen.
Welche rollenspezifischen Dashboards lassen sich für Einkauf und Management erstellen?
Unterschiedliche Nutzergruppen benötigen unterschiedliche Perspektiven auf Einkaufsdaten. Deshalb lassen sich Einkaufs-Dashboards gezielt auf die Anforderungen einzelner Rollen zuschneiden und für operative sowie strategische Entscheidungen nutzen:
- Einkaufsleitung: Überblick über Lieferantenperformance, Kostenentwicklung und Savings zur strategischen Steuerung des Einkaufs.
- Operativer Einkauf: Analyse von Bestellungen, Lieferterminen und offenen Vorgängen zur Unterstützung täglicher Beschaffungsprozesse.
- Management: Transparenz über Beschaffungskosten, Risiken und strategische Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung.
So wird Einkaufscontrolling mit BI technisch umgesetzt
Ein leistungsfähiges Einkaufs-Dashboard basiert auf einer konsolidierten Datenarchitektur, welche Informationen aus verschiedenen operativen Systemen zusammenführt und in einer zentralen Analyseplattform bereitstellt. Typische Datenquellen können SAP oder Microsoft Dynamics sein, aber auch Oracle ERP, Infor, Warenwirtschaftssysteme, Lieferantenportale und Excel-Dateien.
Neben der Datenintegration sind weitere Schritte relevant für eine solide technische Architektur – darunter, wie Ihre Stammdaten und Kennzahlen harmonisiert werden. Doch auch die Integration in die Qlik Sense Umgebung kann Ihre Einkaufs-Dashboards interaktiver gestalten.
Wie wir Ihr Einkaufs-Dashboard schrittweise planen und umsetzen
Die Einführung eines BI-gestützten Einkaufs-Dashboards erfolgt in mehreren aufeinander aufbauenden Projektphasen. Ziel ist es, frühzeitig erste Analysefähigkeiten bereitzustellen und die Lösung anschließend gemeinsam mit dem Einkauf kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Typische Projektphasen sind:
- KPI-Workshop: Gemeinsame Definition relevanter Kennzahlen und Analyseanforderungen.
- Analyse der Datenquellen: Bewertung vorhandener ERP-, Warenwirtschafts- und Lieferantendaten.
- MVP-Dashboard: Entwicklung eines ersten Dashboards mit zentralen Einkaufskennzahlen.
- Validierung mit Einkauf: Abstimmung der Ergebnisse mit den späteren Anwendern.
- Erweiterung der Analysen: Ergänzung weiterer Kennzahlen und Analysefunktionen.
- Rollout: Bereitstellung der Lösung für alle relevanten Nutzergruppen.
Bereits in den frühen Phasen dieser BI-Strategie entstehen häufig erste Mehrwerte durch transparente Lieferantenbewertungen, automatisierte Einkaufsreports und fundierte Analysen von Beschaffungskosten.
FAQ zu Einkaufs-Dashboards
Einkaufs-Dashboards eignen sich grundsätzlich für alle Branchen, in denen regelmäßige Beschaffungen durchgeführt werden, beispielsweise für Materialien, Waren oder Dienstleistungen. Dazu zählen beispielsweise produzierende Unternehmen, Maschinen- und Anlagenbauer, Handelsunternehmen sowie Unternehmen aus der Automobil-, Chemie- oder Lebensmittelindustrie. Aber auch Dienstleistungsunternehmen mit umfangreichen Beschaffungsprozessen profitieren von einer zentralen Analyseplattform. Unabhängig von der Branche unterstützen Einkaufs-Dashboards dabei, Kostenentwicklungen transparent zu machen, Lieferantenleistungen zu bewerten und Risiken innerhalb der Beschaffung frühzeitig zu erkennen.
Moderne Einkaufs-Dashboards lassen sich an eine Vielzahl unterschiedlicher ERP- und Warenwirtschaftssysteme anbinden. Ziel ist es, Einkaufsdaten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und in einer zentralen Analyseumgebung bereitzustellen. Zu den häufig angebundenen Systemen gehören beispielsweise SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle ERP, Infor und Sage.
Darüber hinaus können auch Daten aus Lieferantenportalen, Einkaufssystemen, Lagerverwaltungslösungen oder Excel-Dateien integriert werden. Entscheidend ist dabei weniger das eingesetzte System als die Verfügbarkeit der relevanten Daten.
Die Einführungsdauer Ihres Einkaufs-Dachboards hängt von mehreren wesentlichen Faktoren ab, vor allem jedoch:
- dem Umfang der Anforderungen
- der Anzahl der Datenquellen
- dem gewünschten Analyseumfang
Erste Ergebnisse lassen sich häufig bereits innerhalb weniger Wochen bereitstellen, insbesondere wenn ein MVP-Dashboard mit zentralen Kennzahlen entwickelt wird.
Viele Unternehmen verfolgen heute deshalb einen schrittweisen Ansatz, bei dem zunächst die wichtigsten Einkaufskennzahlen und Datenquellen integriert werden. Anschließend wird das Dashboard gemeinsam mit den Fachbereichen erweitert und kontinuierlich optimiert.
Um ein Einkaufs-Dashboard einzuführen, sind meist keine umfangreichen technischen Vorarbeiten erforderlich. Wichtig ist jedoch, dass relevante Einkaufsdaten in den vorhandenen Systemen verfügbar sind, bereinigt wurden und für die Analyse genutzt werden können. Zu den typischen Voraussetzungen gehören deshalb eine ausreichende Datenqualität, klar definierte Kennzahlen und die Identifikation geeigneter Datenquellen.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Anforderungen von Einkauf, Controlling und Management frühzeitig abzustimmen. Je klarer Sie Ihre Ziele und den Analysebedarf bestimmen, desto schneller liefert Ihr Dashboard einen konkreten Mehrwert.
Moderne BI-Lösungen verfügen über umfangreiche Sicherheits- und Berechtigungskonzepte, mit denen der Zugriff auf sensible Informationen gezielt gesteuert werden kann. Typischerweise lassen sich Benutzerrollen definieren, sodass Mitarbeitende ausschließlich auf die für sie relevanten Daten zugreifen können. Darüber hinaus unterstützen viele BI-Plattformen Funktionen wie:
- verschlüsselte Datenübertragungen
- zentrale Benutzerverwaltung
- die Anbindung an bestehende Authentifizierungsverfahren des Unternehmens
Je nach eingesetzter Systemlandschaft können zudem Anforderungen hinsichtlich Datenschutz, Compliance und revisionssicherer Datenhaltung berücksichtigt werden.
Der technische Schulungsaufwand für ein modernes Einkaufs-Dashboard fällt in der Regel überschaubar aus. Die meisten BI-Lösungen verfügen über intuitive Benutzeroberflächen, die speziell darauf ausgelegt sind, Fachanwendern den Zugriff auf Analysen ohne tiefgehende technische Kenntnisse zu ermöglichen. Bereits nach einer kurzen Einführung können Einkaufsverantwortliche häufig eigenständig Kennzahlen analysieren, Filter anwenden und Auswertungen erstellen.
Für Power-User oder Fachbereiche, die eigene Analysen entwickeln möchten, können ergänzende Schulungen sinnvoll sein. Durch die Self-Service-Funktionen moderner BI-Plattformen reduziert sich der Aufwand für wiederkehrende Reportings erheblich, sodass sich Anwender schnell mit der Lösung vertraut machen und produktiv arbeiten können.
Grundsätzlich können Unternehmen jeder Größe von einem Einkaufs-Dashboard profitieren, doch es lohnt sich besonders für mittelgroße und große Operationen – also sobald Einkaufsprozesse komplexer werden und Beschaffungsdaten in mehreren Systemen vorliegen. Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt nämlich die Anzahl der Lieferanten, Bestellungen und Warengruppen.
Auch Unternehmen mit mehreren Gesellschaften oder Standorten erhalten durch zentrale Analysen eine einheitliche Sicht auf ihre Einkaufskennzahlen. In solchen Rahmen würde eine manuelle Auswertung der Einkaufsdaten immer aufwendiger werden, bis sie schließlich zu aufwendig wird.
